Datenschutzerklärung

ℹ️ Vorläufige Fassung (Beta). Die Angaben unten geben den tatsächlichen technischen Stand wieder und werden laufend aktualisiert. Die rechtlich final geprüfte Fassung folgt vor dem kommerziellen Start (Betreiber-Aufgabe: anwaltliche Endabnahme).

Verantwortlich / Anbieter: [BETREIBER: Firmenname, Anschrift, Vertretungsberechtigte, Kontakt, USt-IdNr., Register]

1. Grundsatz

Bordlotse verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich zur Erbringung des Dienstes. Es werden keine externen Tracker, keine Analyse-Dienste und keine Drittanbieter-Schriftarten eingebunden; es werden ausschließlich technisch notwendige Cookies (Sitzung, CSRF-Schutz) gesetzt — deshalb gibt es kein Cookie-Banner.

2. Datenstandort

Anwendung und Datenbank laufen in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main, Deutschland — die Verarbeitung findet damit innerhalb der EU statt. Betreiber des Rechenzentrums ist Vultr / The Constant Company, LLC, ein Unternehmen mit Sitz in den USA; die Daten selbst verlassen die EU dabei nicht. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit diesem Anbieter ist noch nicht abgeschlossen — bis dahin nehmen wir über die Formulare auf dieser Website bewusst keine personenbezogenen Daten entgegen.

3. Empfänger / Auftragsverarbeiter

Vultr / The Constant Company, LLC (Sitz USA, Rechenzentrum Frankfurt am Main) — Server- und Datenbank-Infrastruktur. AVV: in Vorbereitung.
Anthropic PBC (USA) — KI-Funktionen (Assistent, optionale Beleg-Erkennung). Nur aktiv, wenn die KI-Funktion im jeweiligen Betrieb eingeschaltet ist; die Übermittlung erfolgt dann an Server in den USA. Anthropic nutzt API-Inhalte vertraglich nicht zum Training. AVV/Standardvertragsklauseln: in Umsetzung.
Let's Encrypt (ISRG) — Ausstellung der TLS-Zertifikate; verarbeitet keine Nutzerdaten. INWX — Domainverwaltung; verarbeitet keine Nutzerdaten.
E-Mail-Versand — derzeit nicht aktiv (kein Anbieter angebunden).

4. Verarbeitungen, Zwecke und Rechtsgrundlagen

Bereitstellung der Website (Server-Protokolle mit IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufener Adresse): berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb und Missbrauchsabwehr, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Nutzerkonto und Cockpit-Nutzung (Anmeldedaten, Stammdaten des Betriebs, Protokoll sicherheitsrelevanter Aktionen): Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Daten, die ein Betrieb in Bordlotse verarbeitet (z. B. seine Kunden, Termine, Belege): Hier ist der jeweilige Betrieb Verantwortlicher, Bordlotse ist Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag zwischen Betrieb und Bordlotse.
Kontakt-/Demo-Anfragen: Anbahnung/Vertrag bzw. berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO. Derzeit deaktiviert (siehe Ziffer 2).

5. KI-Funktionen (Transparenz nach EU-KI-Verordnung, Art. 50)

Der KI-Assistent ist assistierend und ausschließlich lesend; er trifft keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung (kein Profiling nach Art. 22 DSGVO) — Menschen entscheiden. KI-Ausgaben sind als solche gekennzeichnet und können Fehler enthalten. Vor der Übermittlung an das Modell werden E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBAN, Steuernummern und Kundennamen maskiert. Ehrliche Einschränkung: Freitexte und Bildinhalte (z. B. fotografierte Belege) können weitere personenbezogene Daten enthalten, die technisch nicht vollständig maskierbar sind. Die KI-Belegerkennung ist deshalb standardmäßig ausgeschaltet; ohne sie läuft die Erkennung lokal auf unserem Server.

6. Speicherdauer

Daten eines Betriebs werden gespeichert, solange das Konto besteht. Nach einem Löschauftrag werden sie nach Ablauf einer Karenzfrist (bis zu 30 Tage, in der der Auftrag widerrufen werden kann) gelöscht. Verschlüsselte Sicherungskopien werden nach maximal 56 Tagen überschrieben. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. steuerlich relevante Belege) bleiben unberührt.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) sowie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Angemeldete Betriebe können ihre Daten jederzeit selbst exportieren und die Löschung ihres Betriebs selbst beauftragen (im Cockpit unter „Vertrauen & Datenschutz").

8. Sicherheit

Transportverschlüsselung (TLS), Passwort-Hashing mit Argon2id, optionale Zwei-Faktor-Anmeldung, strikte Mandantentrennung auf Datenbank-Ebene (Row-Level-Security), Verschlüsselung sensibler Inhalte (Zugangsdaten, Beleg- und Gerätedateien, KI-Anhänge) mit einem eigenen Schlüssel je Betrieb sowie ein manipulationssicheres Zugriffsprotokoll.

Stand: Beta-Fassung. Änderungen dieser Erklärung werden hier veröffentlicht.